W związku z realizacją przez „Przedsiębiorstwo Komunalne” w Czarnej Białostockiej Sp. z o.o. projektu pn.  „Budowa oczyszczalni ścieków wraz z rozbudową sieci kanalizacji sanitarnej oraz likwidacją istniejącej oczyszczalni ścieków w Czarnej Białostockiej” współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 w ramach Działania 2.3. „Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach” Zarządzeniem Nr 30/2016 Prezesa Zarządu z dnia 26.10.2016r powołano Jednostkę Realizującą Projekt w ramach wewnętrznych struktur Spółki.

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania projektu w pełnym zakresie, z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego, a także do przestrzegania i stosowania obowiązujących w POIiŚ wytycznych i regulacji, co wymaga podjęcia odpowiednich do skali projektu kroków organizacyjnych.

Równocześnie beneficjent zobowiązany jest w określonym terminie od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie do ustanowienia i wskazania Pełnomocnika ds. Projektu, który będzie osobą właściwą do reprezentowania beneficjenta w kontaktach z Instytucją Wdrażającą w sprawach związanych z realizacją umowy.

Do zadań Jednostki Realizującej Projekt należy w szczególności:

• realizacja projektu od strony formalno-prawnej, technicznej i organizacyjnej, w tym przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla jego realizacji
• nadzór nad wdrażaniem wszystkich zadań inwestycyjnych w zakresie ich realizacji technicznej oraz finansowej
• współpraca z wykonawcami wszystkich zadań inwestycyjnych, które będą realizowane w ramach projektu, identyfikacja zagrożeń i reagowanie na nie,
• współpraca ze wszystkimi jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie projektów Funduszu Spójności
• realizacja zadań promocyjnych, informacyjnych oraz edukacyjnych w ramach projektu zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami Funduszu Spójności,
• zapewnienie finansowania projektu uwzględniając różne jego źródła, dokonywanie płatności

Jednostka Realizująca Projekt składa się z następujących zespołów:

Zespół ds. technicznych (2 stanowiska) odpowiedzialny za realizację następujących zadań:

• sprawowanie nadzoru nad wykonawcami kontraktów w ramach projektu w zakresie wynikającym z podpisanych umów
• prowadzenie monitoringu technicznego procesu wdrażania projektu
• współpraca przy sporządzaniu harmonogramu realizacji i harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu
• przygotowywanie i organizowanie przetargów
• przygotowywanie projektów umów z wykonawcami
• dokonywanie rozliczeń prowadzonych inwestycji,
• sprawdzanie faktur i rachunków pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności
• sporządzanie sprawozdań z realizacji inwestycji
• uczestnictwo w odbiorach końcowych inwestycji

Zespół ds. finansowych (2 stanowiska),odpowiedzialny za właściwy nadzór nad realizacją finansową Projektu , a w szczególności:

• przygotowanie wniosków o płatność
• nadzór finansowy nad realizacją kontraktów
• prowadzenie rachunkowości
• monitoring finansowy
• planowanie finansowe
• sprawdzanie faktur i rachunków pod względem formalnym i rachunkowym
• dokonywanie płatności dla wykonawców
• prowadzenie zestawień księgowych
• sporządzanie sprawozdań finansowych z realizacji projektu zgodnie z wymogami Funduszu Spójności i prawodawstwem polskim

Zespół ds. administracyjnych (1 stanowisko) odpowiedzialny za realizację następujących zadań:

• prowadzenie działań związanych z obsługą administracyjna projektu
• przygotowanie niezbędnych procedur oraz dokumentów związanych z funkcjonowaniem JRP
• współpraca przy organizowaniu przetargów
• nadzorowanie przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w projekt
• koordynacja przygotowywania raportów oraz wymaganej dokumentacji
• organizacja biura jednostki odpowiedzialnej za wdrażanie
• przygotowywanie działań promujących projekt i informacyjnych

Za prawidłowe funkcjonowanie Jednostki Realizującej Projekt odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO) w osobie Prezesa Zarządu Spółki, pełniący  jednocześnie rolę Kierownika Jednostki Realizującej Projekt powołany Uchwałą Nr  23/2016 Rady Nadzorczej „Przedsiębiorstwa Komunalnego” w Czarnej Białostockiej Sp. z o.o. z dnia 12.09.2016r.

Do zadań Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (MAO) /Kierownika Jednostki Realizującej Projekt należy w szczególności:

• Zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP
• Nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu
• Nadzór nad poprawnością i kompletnością dokumentacji przetargowej oraz umów na usługi, dostawy i roboty budowlane związane z realizacją projektu
• Monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, umową o dofinansowanie oraz wytycznych dla Funduszu Spójności
• Zatwierdzanie dokumentów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu
• Zatwierdzanie planów płatności, planów wystąpień i harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramu procedur przetargowych
• Akceptacja SIWZ dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
• Reprezentowanie beneficjenta wobec instytucji zaangażowanych we wdrażanie projektu
• Organizowanie i koordynowanie prac JRP związanych z przygotowaniem, wdrożeniem, realizacją, finansowaniem i rozliczeniem Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie ze środków Funduszu Spójności
• Weryfikacja wniosków o zaliczki i płatności pośrednie i końcowe w generatorze wniosków
• Weryfikacja faktur dotyczących kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych pod względem merytorycznym oraz zarządzanie płatnościami
• Akceptacja dokumentów związanych z realizowaniem i rozliczeniem Projektu pod kątem zgodności z wymaganiami wynikającymi z umowy o dofinansowanie
• Współpraca z wykonawcami i realizatorami kontraktów, uczestniczącymi w realizacji Projektu.
• Organizowanie i koordynowanie prac komisji przetargowych oraz realizacji procedur przetargowych

Jednostka Realizująca Projekt zostaje powołana na okres realizacji projektu do momentu jego zakończenia i rozliczenia.